E-facturatie via Peppol: wat houdt de verplichting in?
Btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, moeten voor leveringen en diensten aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen een gestructureerde elektronische factuur uitreiken. Omgekeerd moeten ze zulke facturen ook kunnen ontvangen. De verplichting geldt sinds 1 januari 2026 en werd ingevoerd door de wet van 6 februari 2024.
Facturen aan particulieren vallen er niet onder. Voor facturen aan de overheid bestond al langer een aparte regeling. Voor sommige groepen gelden uitzonderingen, bijvoorbeeld voor bepaalde vrijgestelde btw-plichtigen en voor ondernemingen in faillissement. De volledige en actuele lijst staat op de website van de FOD Financiën.
Wat is een e-factuur, en wat niet?
Geen e-factuur
Een factuur die een mens moet lezen of overtypen.
- een pdf als bijlage bij een mail
- een gescande papieren factuur
- een foto of een Word-bestand
Wel een e-factuur
Een factuur als gestructureerde gegevens, die software automatisch kan verwerken.
- volgens de Europese norm EN 16931
- in België in het formaat Peppol BIS Billing 3.0
- meestal verstuurd via het Peppol-netwerk
Een e-factuur bevat dezelfde gegevens als een gewone factuur: wie verkoopt, wie koopt, wat, hoeveel, welke btw. Het verschil is dat elk gegeven in een vast veld staat. De boekhoudsoftware van de klant kan de factuur daardoor inlezen zonder overtypen en zonder tikfouten.
Hoe werkt e-facturatie via Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten zoals facturen en creditnota's. Het werkt een beetje zoals e-mail: je hoeft niet te weten welke software je klant gebruikt, zolang beide aangesloten zijn.
- 1Factuur makenJe maakt de factuur in je facturatie- of boekhoudsoftware.
- 2Adres opzoekenJouw toegangspunt zoekt in het Peppol-register op waar je klant bereikbaar is en welke documenten hij kan ontvangen.
- 3VersturenJouw toegangspunt stuurt de factuur naar het toegangspunt van je klant.
- 4OntvangenDe factuur komt als gestructureerde gegevens binnen in de software van je klant.
Een toegangspunt (access point) is een erkende dienstverlener die aangesloten is op het netwerk. Meestal zit dat ingebouwd in de facturatie- of boekhoudsoftware, zodat je er als ondernemer weinig van merkt. In het Peppol-register staat een Belgische onderneming meestal onder haar ondernemingsnummer, met het voorvoegsel 0208 (bijvoorbeeld 0208:0123456749).
Peppol is het standaardkanaal. Bedrijven mogen onderling een ander kanaal afspreken, zolang de factuur aan de Europese norm voldoet en beide partijen akkoord gaan.
Wat moet een onderneming regelen?
- Software die e-facturen kan maken én ontvangen, aangesloten op Peppol.
- Een inschrijving in het Peppol-register, zodat klanten en leveranciers je vinden.
- Correcte klantgegevens: ondernemingsnummer en btw-nummer, want die bepalen waar de factuur naartoe gaat.
- Afspraken met de boekhouder over hoe inkomende e-facturen in de boekhouding terechtkomen.
De wet voorziet sancties voor wie de regels niet volgt. De actuele regels, uitzonderingen en eventuele overgangsmaatregelen staan bij de FOD Financiën.
En daarna?
De overheid heeft een volgende stap aangekondigd, waarbij gegevens uit facturen ook elektronisch aan de btw-administratie gemeld worden (e-reporting). De precieze invulling daarvan ligt op het ogenblik van schrijven nog niet vast.